La digitalizzazione della pubblica amministrazione e dei rapporti commerciali ha reso strumenti come la firma digitale e lo SPID non più opzionali ma essenziali per aziende e professionisti. Fatturazione elettronica, comunicazioni con la PA, partecipazione a bandi e gare, accesso ai servizi online: tutto richiede oggi un’identità digitale verificata e strumenti di firma elettronica certificati.
Nonostante la loro importanza, molti imprenditori e professionisti trovano questi strumenti confusi e complessi. In questa guida faremo chiarezza su cos’è e come funziona ciascun strumento, come ottenerlo e come utilizzarlo nella pratica quotidiana, trasformando un obbligo normativo in un’opportunità per semplificare e velocizzare i processi aziendali.
Lo SPID è il sistema di autenticazione che permette di accedere ai servizi online della pubblica amministrazione e dei privati aderenti con un’unica identità digitale. Con SPID potete accedere al sito dell’Agenzia delle Entrate, dell’INPS, dell’INAIL, dei Comuni, delle Regioni e di centinaia di altri enti e servizi con un singolo set di credenziali.
Esistono tre livelli di SPID: il livello 1 richiede solo username e password, il livello 2 aggiunge un codice temporaneo OTP (il più utilizzato per i servizi della PA), e il livello 3 richiede un dispositivo fisico di sicurezza aggiuntivo per le operazioni più sensibili. Per la maggior parte dei servizi professionali e aziendali, il livello 2 è sufficiente.
Per ottenere lo SPID è necessario rivolgersi a un Identity Provider autorizzato come Poste Italiane, Aruba, InfoCert, Namirial o altri. La procedura richiede un documento di identità valido, la tessera sanitaria, un indirizzo email e un numero di cellulare. Il riconoscimento può avvenire di persona, via webcam o tramite Carta d’Identità Elettronica (CIE), e in molti casi è gratuito.
La firma digitale è l’equivalente elettronico della firma autografa e conferisce pieno valore legale ai documenti informatici. Un contratto, un preventivo, un bilancio o qualsiasi altro documento firmato digitalmente ha la stessa validità giuridica del corrispondente cartaceo firmato a mano, con il vantaggio aggiuntivo di garantire l’integrità del documento.
La firma digitale si basa su un sistema di crittografia a chiave pubblica: il firmatario possiede una chiave privata (segreta) e una chiave pubblica (nota a tutti). La chiave privata viene utilizzata per creare la firma, mentre la chiave pubblica permette a chiunque di verificare l’autenticità e l’integrità del documento firmato, garantendo che non sia stato modificato dopo la firma.
È importante distinguere la firma digitale qualificata (FEQ) dalla semplice firma elettronica. Solo la FEQ, rilasciata da un certificatore accreditato dall’AgID, ha pieno valore legale in Italia e in tutta l’Unione Europea ai sensi del Regolamento eIDAS. La firma digitale qualificata è obbligatoria per la partecipazione a gare d’appalto e per molte comunicazioni ufficiali con la PA.
La firma digitale si ottiene presso un ente certificatore accreditato come Aruba, InfoCert, Poste Italiane o Namirial. I dispositivi più comuni sono il token USB (una chiavetta che contiene il certificato digitale), la smart card (una tessera con chip da utilizzare con un lettore) e la firma digitale remota (il certificato è conservato in cloud e si firma tramite app).
La firma digitale remota è la soluzione più pratica per chi firma documenti frequentemente e da dispositivi diversi. Non richiede hardware aggiuntivo: il certificato è conservato in modo sicuro nel cloud del certificatore e la firma avviene tramite un’applicazione mobile che genera il codice OTP di conferma. Costa generalmente tra i 30 e i 50 euro all’anno.
Il token USB è la soluzione più tradizionale e non richiede abbonamenti: si acquista una tantum (circa 50-80 euro) e il certificato ha validità triennale, rinnovabile. È la scelta ideale per chi firma prevalentemente da un’unica postazione. La smart card ha un costo inferiore ma richiede l’acquisto separato del lettore di smart card da collegare al computer.
La PEC (Posta Elettronica Certificata) è il servizio di posta che conferisce valore legale alle comunicazioni email, equiparandole a una raccomandata con ricevuta di ritorno. Per le aziende iscritte al Registro delle Imprese e per i professionisti iscritti ad albi, la PEC è obbligatoria e deve essere comunicata ai rispettivi registri.
La PEC garantisce la certezza dell’invio e della ricezione: il gestore PEC del mittente invia una ricevuta di accettazione, e il gestore del destinatario invia una ricevuta di avvenuta consegna. Queste ricevute hanno valore legale e certificano data e ora dell’invio e della consegna, costituendo prova opponibile a terzi in caso di contenzioso.
I costi della PEC variano dai 5 ai 25 euro all’anno a seconda del provider e delle funzionalità incluse (spazio di archiviazione, numero di messaggi, supporto). Provider affidabili includono Aruba, Legalmail (InfoCert), Poste Italiane e Register.it. Scegliete un provider che offra spazio adeguato e un’interfaccia webmail comoda per la gestione quotidiana.
Organizzate i vostri strumenti digitali in modo sistematico. Annotate le scadenze dei certificati di firma digitale e della PEC in un calendario con promemoria anticipato, per evitare di ritrovarvi con strumenti scaduti nel momento del bisogno. Conservate in modo sicuro le credenziali SPID, i PIN della firma digitale e le password della PEC utilizzando un password manager affidabile.
Per le aziende, è consigliabile designare un referente digitale che gestisca gli strumenti di identità digitale dell’azienda, monitori le scadenze, si occupi dei rinnovi e assicuri che tutti i dipendenti che ne hanno bisogno dispongano degli strumenti necessari e sappiano utilizzarli correttamente nella loro attività quotidiana.
Per assistenza nell’attivazione di SPID, firma digitale e PEC, o per la formazione del vostro team sull’utilizzo di questi strumenti, il team di Qwerty Roma è a vostra disposizione. Vi guideremo nella scelta delle soluzioni più adatte e vi supporteremo in ogni fase del processo di digitalizzazione della vostra attività professionale.
Christian D'Epiro, titolare di Linea Ufficio Informatica, è un esperto nell'assistenza PC, rivendita di prodotti ricondizionati e nella creazione di siti web. La sua missione è rendere la tecnologia accessibile a tutti.
